ANALISTA ADMINISTRATIVO DE VIAGENS E EVENTOS - Sede Curitiba PR

• Responsável pelo processo de gestão e da emissão de passagens aéreas, reserva de hotéis e carros, junto à Agência de Viagens, prestadores de serviços ou reservas próprias;

• Realizar a (re)emissão bilhetes de avião (ou outro meio de transporte), reservas de hotel, carros, entre outros;

• Orientar os usuários quando em viagem Internacional quanto a documentações necessárias, vistos, vacinas, seguro-viagem e outras informações;

• Garantir a Concretização de reservas através dos sistemas disponibilizados pela empresa ou por agencias;

• Garantir a satisfação dos usuários quanto ao serviço de Gestão de Viagens (Pesquisa de Nível de Serviço);

• Realizar o atendimento para solicitação de serviços adicionais quando necessário (marcação de assentos, refeições, serviços especiais etc.);

• Realizar análise crítica e comparativa de valores entre a Agência de Viagem prestadora do serviço contratado e o portal das companhias aéreas; • Realizar e acompanhar reservas aéreas, aplicando procedimentos, diretrizes e práticas da Política Biotrop;

• Planejar, promover, executar, acompanhar e garantir que todos os processos que envolvem as viagens nacional e internacional de Diretores sejam executados conforme planejamento bem como as demais providências específicas;

• Ter conhecimento solido nos sistemas de reservas disponíveis no mercado;

• Comunicar e ter ciência de toda a Política de Viagem da empresa;

• Auxiliar no mapeamento dos processos de viagens e identificação de possíveis problemas, a fim de estabelecer estratégias, e propor melhoria nos processos da área;

• Domínio dos portais das principais companhias Aéreas: Latam, Gol, Azul, e portais de viagens;

• Acompanhamento de SLA e KPI´s, orçamento e pagamentos da agência de viagens;

• Implementar iniciativas para redução de custos;

• Analisar o calendário de eventos corporativos e contribuir nos agendamentos e negociações de viagens e principais fornecedores;

• Desenvolver novos parceiros e práticas de mercado, como visita a rede de hotéis e negociação de acordos com cias aéreas se aplicável; • Gestão com Foco na entrega de Cost Avoid & Saving através de reservas Self Booking;

• Ministrar treinamentos na plataforma de reserva de viagens (passagens, carros, hotel); considerando self Booking e não self Booking (foco self Booking neste caso deve se auditar o cumprimento da política);

• Ter total domínio das plataformas online de reserva de viagens e obtenção de dados analíticos;

• Realizar o Reembolso de viagens e despesas dos usuários e da Diretoria (conferência até o pagamento);

• Manter se atualizado sobre tendencias da indústria de viagens e eventos;

• Responsável por planejar os eventos do início ao fim de acordo com as solicitações, público-alvo e escopo definidos (agenda de salas, espaços, fornecedores etc.);

• Gestão de fornecedores e equipe interna (datas, como será realizado o evento, lista de convidados, confirmações, envio do convite etc.), além do acompanhamento dos eventos;

• Responsável pela gestão financeira do projeto, gestão do orçamento (acompanhamento de orçamento, controle de faturas, pagamentos etc.); • Preparar orçamentos e garantir o cumprimento, contactar e Pré negociar com fornecedores;

• Coordenar todas as operações e garantir que o evento ocorra dentro da normalidade e garantir a solução antecipada para quaisquer problemas que possam ocorrer;

• Garantir o escopo do Evento e elaborar Master Plan para eventos e Protocolo de Implementação;

• Aplicar Habilidades de comunicação e colaboração e de Gerenciamento de projetos;

• Utilizar habilidades de gerenciamento de tempo e multitarefa, flexibilidade;

• Organizar o processo completo de Visitas nos Sites Biotrop (passagens, hotel, refeições e transfer);

• Responsável por organizar o Evento Mensal de Aniversariantes;

• Responsável por atender e organizar as demandas de Eventos Internos e Externos solicitados pelas áreas de Interface tais como Reuniões, Encontros, Treinamentos, quanto a Coffe, Salas, Transfer, local etc.;

• Gestão e Estratificação de 100% das faturas da Agência de viagens para eventos não realizados por Facilities; • Organizar e acompanhar o calendário anual de Eventos Biotrop, com antecedência mínima de 06 meses;

• Atuar de forma efetiva na organização e realização de eventos internos e externos e em pequenos eventos;

• Planejar e executar toda a logística do evento, (brindes, layout, Coffe break e materiais necessários);

• Elaborar relatórios analíticos de viagens e eventos e de pós-eventos;

• Atuar próximo as interfaces e de maneira colaborativa (comercial, marketing, operações, G&G, etc.).

• Atuar em diferentes frentes e em projetos simultâneos;

• Gestão do orçamento dos eventos conforme o Budget;

• Atuar de forma proativa e hands-on;

• Para eventos Biotrop efetuar reservas de passagens aéreas, quartos de hotel e outros serviços, garantindo precisão e eficiência e obedecendo os critérios da Política de Viagens;

• Atender as cotações e solicitações, compreendendo as necessidades do solicitante;

• Pesquisar as melhores opções de fornecedores, incluindo companhias aéreas, hotéis, locadoras de veículos com foco nas melhores opções de preço e condições;

• Resolver problemas e solucionar as dúvidas de cada solicitante de forma ágil e responsável;

• Atuar nos temas de viagens e reembolsos corporativos;

• Atualizar os materiais e manuais, divulgar, treinar e comunicar os Stakeholders;

• Propor solução definitiva para os problemas encontrados e melhoria contínua dos processos e gestão dos planos de ação;

• Conduzir iniciativas que visem a melhoria nas experiências do serviço prestado;

• Coletar feedback, percepções e sugestões dos usuários e implementar as ideias que sejam aplicáveis ao negócio;

• Superior Completo;
• Área de Formação: Superior Completo em Turismo, Hotelaria, Administração e áreas correlacionadas;
• Experiência previa na função
• Informática: Pacote Office Avançado (Excel e Power BI);
• Idiomas: inglês Avançado (diferencial) = Capacidade de Sustentar uma conversação.

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