Secretária Administrativa

CNA Bady Bassitt

  • José Bonifácio - SP
  • R$ 1.854 por mês
  • Permanente
  • Período integral
  • Há 28 dias
Candidate-se rapidamente pelo email: vaga-314175@vagas.abler.in
Nível: Aprendiz
Escolaridade: Ensino médio - Completo
Tipo de contrato: CLT
Jornada de trabalho: • Segunda a sexta: 12:30 às 21h30 (intervalo: 15h às 16h). Sexta Feira dás 13:00 às 21:00 horas. • Sábado: 7h30 às 13h30Benefícios: Cesta básica, Curso de InglêsResponsabilidades da posição:A secretária administrativa no CNA é uma peça-chave no bom funcionamento da escola, garantindo que todas as operações ocorram de forma organizada, acolhedora e eficiente 🏫. Suas principais responsabilidades incluem:
  • Gerenciar agendas de coordenação, professores e atendimentos, otimizando o tempo da equipe e organizando os compromissos da escola 📅.
  • Atender ligações e mensagens com cordialidade, fornecendo informações sobre cursos, horários, campanhas e processos de matrícula 📞.
  • Redigir e organizar documentos acadêmicos e administrativos, como contratos, declarações, relatórios de frequência e certificados 📝.
  • Controlar e arquivar documentos de alunos, mantendo registros atualizados tanto físicos quanto digitais 🗂️.
  • Acompanhar reuniões pedagógicas e administrativas, auxiliando na elaboração de atas e no acompanhamento das demandas 📝.
  • Gerenciar a comunicação interna e externa, garantindo que informações importantes cheguem a alunos, responsáveis e equipe no tempo certo 📢.
  • Realizar pedidos e controlar o estoque de materiais escolares e administrativos, assegurando os recursos necessários para o dia a dia 📦.
  • Auxiliar na organização de eventos da escola, como entregas de certificados, semanas temáticas, workshops e campanhas promocionais 🎉.
  • Dar suporte no controle financeiro, como emissão de recibos, conferência de pagamentos e apoio em processos de cobrança 📊.
  • Colaborar com os setores pedagógico, comercial e de marketing, contribuindo para a integração e o bom atendimento ao público 🤝.
Requisitos obrigatórios para a posição:
  • Domínio de ferramentas de escritório
Utiliza com agilidade programas como Word, Excel e PowerPoint para produção de relatórios, planilhas organizacionais, certificados e apresentações internas.
  • Comunicação clara e eficaz
Atende alunos, pais e visitantes com clareza e cordialidade, tanto presencialmente quanto por telefone e WhatsApp, além de redigir e-mails e documentos com linguagem adequada.
  • Organização e gestão de tempo
Gerencia múltiplas tarefas ao mesmo tempo — como atendimento, organização de documentos e suporte a reuniões — sem perder prazos ou qualidade.
  • Trabalho em equipe
Atua de forma colaborativa com coordenação pedagógica, professores e setor comercial, garantindo o bom funcionamento da escola.
  • Conhecimento em atendimento ao cliente
Entende as necessidades dos alunos e responsáveis, oferecendo suporte com empatia e agilidade, contribuindo para uma experiência positiva na escola.
  • Discrição e confidencialidade
Lida com informações sensíveis de alunos e colaboradores com total ética, mantendo sigilo e profissionalismo.
  • Proatividade e iniciativa
Antecipando demandas do dia a dia, está sempre pronta para resolver problemas, sugerir melhorias e apoiar os diferentes setores da escola.
  • Facilidade com tecnologia e sistemas
Domina o uso de sistemas escolares, plataformas de CRM, agendas online e ferramentas de organização, otimizando o fluxo de informações e atendimentos.
Entregas e resultados esperados para a posição:
  • Gerenciamento eficiente de agendas e compromissos
Organiza os horários da coordenação, reuniões pedagógicas e atendimentos com responsáveis, garantindo uma rotina fluida na escola.
  • Organização de arquivos e documentos escolares
Mantém atualizado o acervo de documentos de alunos, contratos, certificados, históricos e comunicados internos – tanto físicos quanto digitais.
  • Atendimento telefônico e recepção de visitantes
Recebe alunos, pais e visitantes com cordialidade, fornecendo informações claras e realizando triagens de atendimento para os setores responsáveis.
  • Elaboração de relatórios e apresentações
Auxilia na produção de relatórios de desempenho, planilhas de controle e apresentações institucionais, apoiando a gestão pedagógica e comercial.
  • Coordenação de atividades administrativas diárias
Garante o bom andamento das tarefas rotineiras, como controle de materiais, registro de demandas e organização de rotinas operacionais.
  • Controle de despesas e apoio ao financeiro
Realiza lançamentos, conferência de pagamentos e apoio na organização de cobranças e comprovantes, junto ao setor financeiro.
  • Gestão de correspondências e comunicações internas
Gerencia e distribui comunicados, avisos e documentos entre equipe, alunos e responsáveis com eficiência e responsabilidade.
  • Suporte na organização de eventos e reuniões escolares
Auxilia na logística de eventos como semanas temáticas, workshops, formaturas e reuniões de pais, cuidando de cronogramas e materiais de apoio.
  • Relacionamento com fornecedores
Faz contato com empresas parceiras para compra de materiais, manutenção de equipamentos e serviços diversos, mantendo o bom funcionamento da unidade.
  • Sugestão de melhorias em processos administrativos
Colabora com a equipe propondo ajustes que otimizam a rotina, melhoram o atendimento e aumentam a eficiência administrativa.
Sobre a empresa:O CNA José Bonifácio, localizado na cidade de José Bonifácio, no estado de São Paulo, atua no setor educacional e se destaca no ensino de idiomas. Com um compromisso sólido com a qualidade no ensino e a formação de alunos preparados para o mundo, a escola busca atender às necessidades de seus estudantes por meio de soluções educacionais eficientes, modernas e personalizadas.Sua equipe de colaboradores é altamente capacitada, garantindo excelência no atendimento e na metodologia aplicada em sala de aula. O CNA José Bonifácio vem se consolidando como referência no ensino de idiomas na região, contribuindo para o desenvolvimento educacional e cultural da comunidade, além de estabelecer parcerias estratégicas que fortalecem sua presença e impacto no mercado local.

CNA Bady Bassitt