Job Category: Administrative Functions - Reception, Assistant, GeneralistDegree Level: Bachelor's DegreeJob Description:PRINCIPAIS RESPONSABILIDADESAssistência e secretariado da Diretoria GeralCoordenação eficiente da agenda: coordenar e organizar compromissos, reuniões e comitês de projeto com várias partes interessadas, otimizando as viagens da Diretoria;Organização e preparação de reuniões do Comitê de Gestão: reserva de salas, coordenação de agendas, etc;Fazer anotações, atas de reuniões e apresentações (quando houver necessidade).Apoiar na organização de eventos internosParticipar da organização dos principais eventos da Gestão: seminários, encontros, reconhecimentos, eventos internos, etc;Participante do comitê organizador de eventos como confraternização anual de natal e outras celebrações;Organização de visitas internacionais: elaboração de agenda e qualquer logística que se fizer necessária.Organização de viagensOrganização de viagens: planejamento em conjunto com as entidades/parceiros internos ou externos visitados, reserva de transporte (se necessário);Coordenação das cotações de passagens e hospedagem junto a agência de viagens corporativa da Hermès;Controle do orçamento de T&E (Travel & Expenses) da Diretoria Geral.Coordenação administrativa e comprasRealização de cotações e abertura de pedidos de compra nos sistemas da Hermès;Realização de cotações de gifts para fornecedores, bem como a organização e logística e formalização nos sistemas da Hermès;Cadastro de fornecedores, pedidos de suprimentos da copa, mantimentos, material de escritório e outros materiais e ferramentas de trabalho;Monitoramento das despesas do office, verificação das faturas, se estão corretamente cobradas e de acordo com a política do departamento financeiro.Office FacilitiesApoio na manutenção do paisagismo do escritório;Garantir a organização e bom funcionamento das salas de reunião e open space;Acesso e manutenção do aplicativo de controle de acesso do condomínio corporativo.Conformidade e conhecimento sobre os procedimentos internosApoiar no arquivamento de documentos relevantes do escritório/diretoria geral, seguido as regras internas de controle locais e do GrupoParticipante do comitê de Brigada de Incêndio do escritórioPERFILMuito organizado(a), rigoroso(a) e confiável, capaz de organizar seu trabalho de forma autônoma e de anteciparÁgil, Orientado(a) para o serviço (clientes internos), com excelentes habilidades de comunicaçãoExcelentes habilidades interpessoais para lidar com uma variedade de contatos internos e externosProficiente no uso de Excel/Word/Power Point/Outlook e outras ferramentas digitaisInglês fluente
