Assistente de Produção de Eventos
E4 AGENCIA LTDA
- São Paulo - SP
- Permanente
- Período integral
Contribuir ativamente para a operação dos projetos, com autonomia para conduzir demandas e apoiar a fluidez das entregas da agência.Responsabilidades· Apoiar a produção e execução de eventos corporativos, congressos, feiras, palestras e ações promocionais· Organizar e acompanhar cronogramas de produção e projetos, garantindo cumprimento de prazos junto às áreas internas· Controlar fluxos de demandas, checklists operacionais e etapas dos projetos, assegurando o andamento correto das entregas· Apoiar a produção de materiais de comunicação e campanhas relacionadas aos projetos (apresentações, e-mails, PDFs, peças digitais, entre outros)· Atualizar e manter ferramentas de gestão de tarefas e projetos (Trello, Notion, Asana ou similares), garantindo visibilidade e organização das demandas· Apoiar a organização das demandas operacionais do dia a dia, garantindo clareza de prioridades e status das atividades· Atuar no contato, alinhamento e acompanhamento de fornecedores (montadoras, brindes, audiovisual, logística, freelancers, etc.)· Solicitar, acompanhar e conferir entregas, garantindo qualidade e alinhamento com o briefing· Acompanhar demandas junto ao time interno, atuando como ponto de apoio na comunicação entre áreas (criação, conteúdo, atendimento e demais áreas)· Apoiar a organização logística dos eventos (materiais, equipe, cronograma e estrutura)· Acompanhar montagem, execução e desmontagem de eventos, quando necessário· Apoiar na elaboração de apresentações, propostas, relatórios e materiais de apoio para uso interno e/ou clientes· Apoiar o time no acompanhamento de demandas comerciais e organização de informações de projetos e clientes· Participar de reuniões internas de alinhamento, contribuindo com organização de pautas, registros e follow-ups· Organizar documentos, contratos, arquivos e informações dos projetos, garantindo fácil acesso e padronização· Acompanhar prazos, pendências e solicitações, apoiando a priorização das atividades junto ao time· Identificar riscos, gargalos ou atrasos e atuar de forma proativa na resolução· Contribuir com a melhoria contínua dos processos e fluxos de produçãoRequisitos· Ensino superior completo ou em andamento em Eventos, Produção, Comunicação, Marketing, Administração ou áreas correlatas· Experiência prévia obrigatória em produção de eventos (agência, produtoras ou eventos corporativos)· Vivência com organização de eventos, fornecedores e logística· Experiência com controle de cronogramas e múltiplas demandas simultâneas· Boa capacidade de organização, priorização e gestão de prazos· Comunicação clara e perfil colaborativo· Proatividade e autonomia na execução das atividades· Agilidade e rapidez nas tratativas do dia a dia· Disponibilidade para atuação presencial e possíveis demandas externas (eventos)Perfil que buscamos· Pessoa organizada, ágil e mão na massa· Perfil com senso de dono e responsabilidade pelas entregas· Capacidade de atuar sob pressão e com prazos curtos· Facilidade para lidar com imprevistos e mudanças rápidas· Boa comunicação e relacionamento com fornecedores e equipe· Perfil dinâmico, com energia para rotina de eventosDiferenciais· Experiência com congressos médicos, feiras ou eventos corporativos de médio/grande porte· Vivência em agência de eventos ou live marketing· Experiência com negociação e gestão de fornecedores· Familiaridade com ferramentas de gestão de projetos· Experiência com montagem e operação in loco de eventos