Assistente Administrativo - Diretoria

• Assegurar que todos os relatórios e registros sejam feitos dentro dos prazos, bem como, as normas e procedimentos estabelecidos, por meio do apoio à realização das diferentes rotinas da área;
• Acompanhar as despesas do setor, alertando sobre diferenças orçamentárias (a maior ou a menor) e solicitando estornos, sempre que cabível;
• Acompanhar e controlar a demanda de atendimentos telefônicos, correspondências e e-mails recebidos, notificando a supervisão e seus pares, com o objetivo de assegurar fluxo e desempenho adequados;
• Apoiar o atendimento de todas as áreas clientes providenciando salas de reuniões e pequenos eventos, controlando a movimentação de malotes internos e externos, recepcionando clientes internos e externos e contribuindo na elaboração e revisão de materiais, apresentações e documentos;
• Organizar e arquivar dados, informações e documentos conforme orientações do Superior Imediato, utilizando sistemas específicos, conferindo documentações, entre outros;
• Zelar pelo cumprimento das políticas da organização e procedimentos da área, mediante atendimento às práticas e processos estabelecidos.
• Oferecer suporte aos diretores em eventos, organizando materiais no backstage e coordenando os convidados;
• Controlar os prazos e respostas das manifestações recebidas pelo canal de ouvidoria e call center;
• Elaboração e controle de acompanhamento dos Planos de ações corretivas de vistorias e não conformidades encontradas no TPS ou demandas em reuniões;
• Cadastro, peticionamento e controle de documentos como requerimentos, correspondências, certidões, declarações, comunicados, entre outros;
• Gestão e controle de reservas e locação de salas e auditórios;
• Realizar outras tarefas correlatas.

• Ensino médio completo.
• Desejável formação superior completa ou em andamento em Administração.
• Excel e Power Point intermediarios.

Aena Brasil