Administrative Assistant

• Grande porte, na região de ABC.

• Abertura e fechamento diário do prédio, além de armar e desarmar alarmes de segurança;
• Atendimento telefônico (inclusive em inglês eventualmente) e direcionamento de ligações;
• Controle da agenda do motoboy e organização de remessas de correio;
• Apoio na recepção de visitantes, com preparo e organização da sala de reuniões;
• Solicitação e controle mensal de materiais de escritório e limpeza (compras recorrentes via sites como Kalunga);
• Apoio no uso do sistema da agência de viagens para solicitações de passagens e hospedagens, com aprovação pela gerência;
• Conferência de relatórios de despesas e reembolsos mensais;
• Suporte administrativo geral para diversas áreas (RH, Financeiro, Operações, entre outras);
• Acompanhamento da agenda de prestadores de serviços prediais (manutenção, limpeza, segurança, copa etc.) com envio de e-mails e comunicações;
• Ações pontuais com fornecedores em caso de imprevistos (ex: quebra de equipamentos, queda de internet, emergências prediais).

• Ensino médio completo, curso técnico ou superior em Administração, Secretariado ou áreas correlatas;
• Boa organização, pró-atividade e postura responsável no cumprimento das rotinas diárias;
• Capacidade de relacionamento interpessoal e habilidade para atender diferentes demandas internas;
• Perfil multitarefa, com senso de urgência e atenção a detalhes (ex: checar porta aberta, reportar queda de internet etc.);
• Excel básico (planilhas simples e organização de listas);
• Experiência prévia com rotinas administrativas e apoio à área de facilities;
• Inglês básico desejável (para atendimento telefônico esporádico);
• Capacidade de trabalhar de forma independente, mas com boa comunicação com colegas e liderança;
• Estilo de trabalho colaborativo, organizado e discreto, com disponibilidade para apoiar diferentes áreas conforme necessário.

Robert Half